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Oito dicas para gerenciar seu sistema de frente de loja

Gerenciar sua empresa é algo que está diretamente ligado muitas vezes a desafios únicos e principalmente do tamanho do seu negócio. O lojista deve lidar com todos os desafios da venda, entrega, finanças, e além de tudo administrar fazendo crescer o negócio. O varejo é um tipo de negócio onde o detalhe determina o sucesso ou o fracasso de uma ou mais operações: margem de lucro, concorrência de mercado, promoções direcionadas e satisfação do cliente são alguns dos desafios que o varejista enfrenta todos os dias.

Algumas dicas de como gerenciar as operações de frente de loja podem fazer com que estes desafios sejam mais fáceis de lidar. Entretanto, administrar as vendas de uma loja pode ser extremamente compensador pessoal e financeiramente, principalmente quando se tem uma ferramenta adequada do seu negócio, fornecendo recursos de tecnologia da informação aderentes às necessidades operacionais e gerenciais.

Portanto faça seu sistema trabalhar por você, conheça quais operações podem ser automatizadas com os recursos disponíveis. Separamos para você alguns itens que são indispensáveis para ter uma boa gestão do seu frente de caixa. Veja abaixo alguns itens:

 

1. Backup

Copiar e guardar as informações da sua empresa em um local seguro é extremamente importante. Por isso, fazer backup diariamente, pode em muitos casos, ser a salvação do seu negócio. O backup deve ser feito como forma de prevenir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por falha física ou por falha humana.

Vendas são feitas a todo momento, e entre o fim do expediente e o início do próximo dia é preciso garantir que todas as informações de venda estejam seguras, tanto no servidor de produção quanto na área de backup.

O e-conect possui estrutura cliente / servidor, onde as informações se baseiam em arquivos e base de dados (sgbd mysql), faça sempre o backup dos arquivos e da base de dados, em caso de ser necessário recolocar seu servidor em operação após uma pane, isto será extremamente útil.

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2. Monitoramento de Vendas

Para que seja possível fazer o monitoramento de vendas, o primeiro passo é coletar os dados das mesmas. Embora falar isso pareça elementar, é justamente na coleta dos dados que as empresas enfrentam a maior dificuldade do processo. Primeiramente, precisa haver um padrão de coleta, caso contrário, não é possível elaborar gráficos e relatórios de análise. Para tanto, é fundamental que se utilize ferramentas adequadas. O uso de sistemas CRM (Costumer Relationship Manegment ou em português Gestão de Relacionamento com o Cliente) tem se tornado cada vez mais comum nas empresas. Esses sistemas facilitam a aplicação de uma estratégia empresarial que coloca o cliente como foco do negócio.

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Além de conhecer o comportamento de compra dos seus clientes através do monitoramento das vendas, é importante monitorar a subida de vendas para o seu sistema de retaguarda. As vendas realiazdas nos PDV´s são automaticamnte enviadas para as lojas e em seguida para o sistema de retaguarda, se isso não ocorrer de forma consistente, os dados a serem analisados pelo CRM não terão a confiabilidade necessária.

Na maior parte do país cada vez mais as vendas no varejo estão sendo feitas em formato eletrônico (NFC-e), onde o cupom é validado diretamente no Sefaz de forma online. Se isto não ocorre, a venda não é consolidada e enviada para o seu sistema de gestão (ERP).

Por isso, monitorar suas vendas em tempo real possibilita uma visualização do total de vendas por PDV, por hora, por seção, por operador e por forma de pagamento.

No e-conect as vendas podem ser consultadas através de relatórios da tela Flash de Vendas no Concentrador de cada loja.

No e-conect as vendas em NFC-e devem ser monitoradas pela tela de Monitoramento do XML, onde são visualizadas todas as vendas que estão em contingência de envio, para que seja possível retransmití-las ou retificá-las.

As vendas em SAT devem ser monitoradas pela tela de Conciliação, onde são visualizados todos os movimentos SAT não processados no Sefaz.

São ações simples e direcionadas que tornam o dia a dia muito mais prático na gestão das vendas realizadas. Já pensou chegar ao fim do mês com inúmeras vendas não consolidadas e sem poder fazer seus principais relatórios?

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3. Envio de carga para os PDV´s – Atualização de preços e cadastros

Quem nunca pegou um produto na gôndola e quando foi pagar o preço estava diferente no caixa?

Isto parece coisa do passado, porém ainda é comum nos dias de hoje.

A atualização dos dados do sistema no PDV ocorre por meio do envio de carga de dados, que pode ser feita a qualquer momento ou programada de forma automática. Todas as atualizações de informações do sistema no PDV ocorrem por meio de carga de dados: cadastros, configurações, usuários, preços, promoções, permissões de usuário, etc.

Existem dois tipos de carga, total e parcial: a carga total popula novamente a base de dados, apagando os registros existentes e inserindo novos registros, geralmente é feita na instalação ou reinstalação do sistema quando ainda não existem os dados necessários para realizar as operações de venda.

Os PDV´s possuem uma sinalização no rodapé da tela onde é possível verificar o status da carga, assim como a data da última da carga e se há alguma carga pendente. Porém é preciso olhar fisicamente para a tela do PDV ou fazer acesso remoto.

O PDV é estruturado para funcionar em modo stand alone quando necessário. Imagine que a rede de dados da loja esteja com problemas de conexão impedindo a comunicação com o servidor da loja, nesse cenário o PDV continua efetuando as vendas sem causar impacto para o cliente. Em uma situação destas, o impacto é mínimo se todas as informações já tiverem sido atualizadas.

O módulo Monitore fornece uma interface amigável onde o usuário consegue verificar qual ou quais os PDV´s estão com algum tipo de problema de comunicação com o servidor da loja, dessa forma a solução do problema pode ser antecipada. Um exemplo disso é no envio de carga de atualização de preços, onde o operador do sistema consegue ver com antecedência que determinado PDV da loja não irá receber a carga que está sendo enviada, podendo tomar ações preventivas em sua operação de frente de loja, que vão desde a manutenção de um equipamento ao remanejamento das filas de clientes.

 

4. Integridade de equipamentos – Inspeção e Manutenção

Não adianta criar procedimentos de operação seguros, se os seus funcionários não o executam de maneira adequada. A inspeção contínua é extremamente importante para a manutenção da integridade dos seus ativos, sempre realizando monitoramentos, avaliações e testes. Esta também é uma etapa importante para verificar possíveis falhas que possam comprometer a sua operação de vendas. Identificados os pontos que necessitam de atenção é hora de realizar os reparos. A manutenção periódica é essencial, mas além dela é muito importante que as falhas sejam gerenciadas. Ou seja, se uma máquina ou qualquer outro equipamento pertinente ao PDV ou servidor da loja tem apresentado um problema recorrente, faz parte do gerenciamento dos ativos tentar entender quais motivos estão causando aquele problema e resolvê-lo, seja usando novas tecnologias, seja treinando melhor seus funcionários para operarem o maquinário e sistema adequadamente.

Para um bom funcionamento e comunicação dos periféricos com o PDV, é necessário configurar corretamente cada hardware de acordo com suas características de funcionamento. No cadastro do ponto de venda, são configurados os equipamentos, tais como: impressora, pinpad, verificador de preço, biometria, balança, sinalizador, entre outros.

  • Ficou com alguma dúvida?
  • Precisa entender melhor a configuração de algum equipamento?
  • Faça login em nosso site e tenha acesso às configurações de todos os equipamentos disponíveis no sistema para PDV´s.

 

5. Servidor x Segurança

Quanto mais as lojas crescem, mais os seus gestores precisam se adequar às necessidades e demandas dos clientes, uma delas é justamente a segurança.

O gerenciamento de cada loja se dá pelo Concentrador e-conect, é onde ficam armazenadas todas as configurações das Lojas e PDV´s, assim como cadastros e demais informações que são enviadas para os pontos de venda. Todas as vendas de cada PDV passam pelo Concentrador da Loja para em seguida serem enviadas ao Concentrador matriz e finalmente para o sistema de retaguarda.

O servidor onde é executado o Concentrador e-conect possui requisitos de software e hardware, ou seja, é preciso estar com o sistema operacional adequado às características da aplicação e o hardware de acordo com as especificações necessárias. Alguns detalhes a serem considerados para o servidor:

  • Espaço em disco adequado
  • Memória ram adequada
  • Processador com performance adequada às necessidades da loja

Garantir sempre o espaço em disco necessário para o sistema funcionar corretamente, apagando arquivos desnecessários ou estruturando o servidor com hd´s e memória adequada para a quantidade de informações a serem gerenciadas. Verifique periodicamente se seu servidor atende aos requisitos do sistema.

É muito importante considerar a disponibilidade do servidor da loja, principalmente quando o servidor não é dedicado à um único e exclusivo propósito. O e-conect possui além de requisitos de hardware, alguns requisitos de software para funcionar corretamente, entre eles:

  • serviço e-conect concentrador wrapper;
  • máquina virtual java;
  • serviço mysql
  • serviço ftp;
  • variável de ambiente;
  • portas de conexão;
  • permissão de usuário para acesso aos diretórios da aplicação.

Caso o servidor também sirva de sustentação para outras aplicações além do e-conect, é muito importante garantir que não existam conflitos de desempenho e segurança entre os softwares instalados, que possam vir a prejudicar as operações da loja.

 

6. Não deixe a rede cair

A disponibilidade de rede é sempre um ponto crítico, para evitar qualquer interrupção nos dias de hoje, não saia do escritório sem antes:

  • certificar-se de que a conexão de backup está funcionando e que, em caso de queda de rede, ela irá funcionar normalmente;
  • avaliar os riscos com antecedência e preparar planos de recuperação para manter a continuidade das vendas mesmo diante de uma pane;
  • preparar roteadores e firewalls secundários para serem ativados quando ocorrer falha de rede;
  • planejar com antecedência processos e desempenhos de restauração;
  • ter mecanismos automatizados que permitam enfrentar qualquer alteração de configuração de rede e que, em caso de falha, possam restaurá-la rapidamente;
  • automatizar uma cópia de segurança de configuração de rede para que o processo não seja interrompido na ausência de uma equipe de TI;
  • monitorar o rendimento de rede e a interface de tráfego quando elas estiverem tipicamente altas e implementar medidas de otimização de rede.

Para que os dados trafeguem de forma adequada, é necessária uma boa rede para garantir a estabilidade da comunicação entre os PDV´s e o servidor da loja. Portanto esteja atento à contingência de internet para o envio de suas informações.

 

7. Restrição no acesso ao servidor e aplicações

Em um ambiente com muitos colaboradores, é comum que várias pessoas executem mais de uma função, até mesmo mais de uma pessoa realizando a mesma função, dependendo do tamanho da sua loja. Além do acesso físico ou remoto (por meio de login) ao próprio servidor da loja, é preciso ter um mapeamento das permissões dos usuários, para que se tenha um controle de acesso somente nas funcionalidades permitidas para cada usuário do sistema. Com isso, determinado usuário somente terá as permissões dependendo do que foi escolhido e designado para ele.

Tenha sempre uma política bem definida tanto para acesso aos servidores quanto para os sistemas que ali funcionam. Imagine uma operação interrompida por um problema de TI onde não se sabe a origem? Imagine agora que você não consegue controlar quem tem acesso aos seus sistemas?

Mapeie cada operação e quem irá realizá-la, em seguida forneça a permissão necessária dentro de cada sistema. No e-conect as permissões de usuário são definidas e configuradas no Concentrador dentro de interface de usuários, onde é possível criar quantos usuários e perfis forem necessários. Além disso você pode atribuir somente as permissões necessárias para cada tipo de perfil criado.

Imagine o seguinte cenário, onde o supervisor da loja é resonsável por:

  • Gerenciar a abertura e o fechamento dos caixas;
  • Gerenciar a entrada, saída e troca de operadores;
  • Gerenciar os descontos e cancelamentos de vendas;
  • Gerenciar as trocas de mercadorias;
  • Gerenciar sangrias e suprimentos;
  • Gerenciar estorno de vendas em cartão;
  • Realizar a conferência de produtos controlados.

Todas essas e muitas outras operações podem ser refletidas em permissão de usuário no sistema, garantindo uma operação altamente gerenciável e consistente.

 

8. Atualização x Ambiente de Teste

Por fim vamos falar sobre atualização que é de extrema importância, pois mantém o sistema prevenido contra bugs, e possibilita a utilização de novos recursos e melhorias que atendem tanto à operação quanto a novas legislações.

 

Como saber a versão atual do sistema?

  • No Concentrador, pressione CTRL+H ou acesse o menu “Ajuda → Sobre o e-conect”.
  • No PDV acesse o Menu Supervisor e pressione F1 ou verifique o campo “Versão sistema” no rodapé do PDV.
  • Obs: Os PDV´s e Concentradores devem estar sempre na mesma versão.

 

Quando sei que chegou a hora atualizar o e-conect?

  • Como dito anteriormente, manter o sistema atualizado lhe garante a utilização dos recursos mais atuais;
  • Se você tem uma melhoria que já foi entregue ou a correção para algum problema já resolvido, então é hora de atualizar o sistema;
  • Manter seu sistema na versão homologada garante o cumprimento da legislação, atualmente o e-conect está homologado na versão 8.

 

Como saber quais as novidades de cada versão antes de atualizar?

  • Todas as versões são entregues semanalmente e estão acompanhadas das Notas de Versão, que é um documento em PDF disponível para download junto com o pacote de atualização de cada versão. Este documento contém uma relação de melhorias e correções entregues;
  • Os detalhes de configuração de cada melhoria / correção, estão disponíveis no Wiki que é a base de conhecimento dos nossos produtos.

 

É hora de atualizar: quais são os procedimentos?

  • Primeiramente faça um planejamento, verifique para qual versão será atualizado o sistema, conheça as novidades disponíveis e faça uma divulgação interna;
  • Em seguida acesse o site da Socin e faça o download dos pacotes de atualização direto para a pasta “socin\econect\ftp\recepcao” dentro do servidor do Concentrador Matriz;
  • Certifique-se de que a atualização não entre em conflito com o envio de carga de dados para as lojas e pontos de venda assim como a subida de vendas;
  • Faça a atualização do Concentrador Matriz;
  • Em seguida atualize os Concentradores das Lojas Filiais e na sequência seus respectivos PDV´s.

 

Que cuidados devo tomar?

  • O ponto de venda é automaticamnte reiniciado após a atualização, se a carga de atualização for enviada para todos ao mesmo tempo, os caixas podem ficar inoperantes por alguns minutos até reiniciarem, o que não seria uma experiência muito agradável para os clientes;
  • É preciso montar uma plano de atualização de forma que os PDV´s sejam atualizados aos poucos, ou seja, de forma gradual até que todos tenham sido atualizados;
  • Se a loja trabalha com turno por PDV, uma dica é começar pelos caixas que estão fechados no momento, atualizando posteriormente os demais caixas que já estão em operação;
  • Atualizar o sistema antes ou depois do funcionamento da loja pode ser uma boa estratégia a fim de não comprometer a operação.

 

Ter um ambiente de teste com um Concentrador e um PDV pode ajudar muito, principalmente quando se quer testar a aderência de uma novidade antes da atualização. A manutenção de um ambiente de teste também ajuda muito quando é preciso conhecer uma nova configuração assim como testar um módulo novo no sistema. Além disso, pode ser uma ótima oportunidade para treinamento operacional.

 

 

 

E aí, gostou das nossas dicas? Então aproveite e acesse a nossa base de conhecimento Wiki e aproveite para conhecer mais.

Tem alguma dúvida? Entre em contato com nossa equipe de service desk!